Tratamiento de datos
CONTRATO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - ODONTORED
ANTECEDENTES
La Ley N° 25.326 de Protección de los Datos Personales distingue entre el responsable del tratamiento, quien determina los fines y medios del tratamiento de datos, y el encargado del tratamiento, el tercero que trata datos personales por cuenta y bajo instrucciones del responsable.
En el marco de la relación entre EL PROFESIONAL titular de una CUENTA en ODONTORED y sus PACIENTES, EL PROFESIONAL reviste el carácter de responsable del tratamiento de los datos personales de salud que incorpora a LA PLATAFORMA. ODONTORED, por su parte, actúa como encargado del tratamiento respecto de dichos datos, en tanto los aloja y procesa exclusivamente a los efectos de la prestación del Servicio, siguiendo las instrucciones de EL PROFESIONAL.
El presente contrato tiene por objeto formalizar dicha relación, estableciendo las obligaciones, restricciones y garantías que ODONTORED asume en su carácter de encargado del tratamiento de datos. Sus términos forman parte integrante de LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO DE ODONTORED.
FORMA DE CELEBRACIÓN
El presente contrato se celebra y perfecciona en el momento en que EL PROFESIONAL acepta LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO DE ODONTORED, sin perjuicio de que pueda ser documentado por separado a requerimiento de cualquiera de las partes. La aceptación de LOS TÉRMINOS implica la aceptación íntegra e incondicional del presente contrato.
CLÁUSULAS
1. PARTES
- El Responsable del tratamiento: EL PROFESIONAL titular de una CUENTA en ODONTORED, identificado por los datos registrados al momento del alta de su CUENTA.
- El Encargado del tratamiento: Gabriela Belen Yamanouchi, CUIT 27-39424977-2, San Juan, Argentina, quien opera bajo la denominación comercial ODONTORED.
2. OBJETO
ODONTORED tratará, por cuenta y bajo instrucciones del Responsable, los datos personales de LOS PACIENTES del Responsable que este incorpore a LA PLATAFORMA, con el único fin de prestar el Servicio ODONTORED. Dicho tratamiento comprende la gestión de turnos y agenda, ficha de pacientes, historia clínica y odontograma, presupuestos, notas, archivos adjuntos y documentos de consentimiento.
3. ALCANCE DEL TRATAMIENTO
3.1. Categorías de datos tratados: (a) datos identificativos: nombre y apellido, número de documento de identidad, teléfono de contacto, fecha de nacimiento y cobertura médica; (b) datos de salud: historia clínica odontológica, odontograma, archivos adjuntos (radiografías, fotografías clínicas) y documentos de consentimiento informado; (c) datos de la relación con el Responsable: turnos, presupuestos y notas clínicas.
3.2. Categorías de titulares: LOS PACIENTES del Responsable.
3.3. Operaciones de tratamiento: almacenamiento, consulta, modificación, generación de documentos en formato digital (presupuestos, historias clínicas y consentimientos), y toda otra operación estrictamente necesaria para el funcionamiento normal del Servicio.
3.4. Duración: la misma que la de la relación contractual entre el Responsable y ODONTORED, conforme a LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO, sin perjuicio de lo establecido en la cláusula 11 sobre conservación posterior a la baja.
4. INSTRUCCIONES DEL RESPONSABLE
4.1. ODONTORED tratará los datos personales de LOS PACIENTES exclusivamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable, las cuales se expresan principalmente a través del uso normal de las funcionalidades de LA PLATAFORMA.
4.2. En caso de que ODONTORED considere que una instrucción impartida por el Responsable pudiera resultar contraria a la normativa de protección de datos personales vigente, lo informará al Responsable con carácter previo a su ejecución.
4.3. Queda expresamente prohibido a ODONTORED utilizar los datos de PACIENTES para cualquier finalidad propia, incluyendo, sin limitación, publicidad, perfilado comercial o cesión a terceros.
5. CONFIDENCIALIDAD
ODONTORED garantiza que todo el personal de su equipo con acceso a datos personales de PACIENTES se encuentra sujeto a un deber de confidencialidad, ya sea de fuente contractual o legal, que subsiste incluso con posterioridad a la finalización de la relación laboral o de prestación de servicios.
6. MEDIDAS DE SEGURIDAD
ODONTORED implementa, como mínimo, las siguientes medidas técnicas y organizativas para la protección de los datos personales tratados:
- Aislamiento de los datos de cada PROFESIONAL a nivel de base de datos, con controles de acceso a nivel de fila, de modo que cada PROFESIONAL acceda exclusivamente a sus propios datos.
- Almacenamiento de contraseñas de usuarios mediante funciones de hash criptográfico, sin conservación en texto plano bajo ninguna circunstancia.
- Cifrado de todas las comunicaciones mediante protocolo HTTPS en la totalidad de LA PLATAFORMA.
- Control de acceso basado en roles (EL PROFESIONAL y LA SECRETARIA) dentro de cada CUENTA.
- Límites de intentos de inicio de sesión para la prevención de accesos no autorizados.
- Trazabilidad e inalterabilidad de la historia clínica y el odontograma: cada modificación queda registrada como una versión individual e independiente, con indicación de fecha, hora y la persona del equipo del Responsable que la realizó, sin posibilidad de eliminar versiones anteriores, en línea con las obligaciones de integridad de la historia clínica previstas en la Ley N° 26.529.
- Asociación individual e intransferible de todo acceso o modificación de datos clínicos a la cuenta personal de quien lo realizó, sin admitirse el uso de cuentas genéricas compartidas entre más de una persona.
7. SUBENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
7.1. El Responsable autoriza genéricamente al Encargado a recurrir a los siguientes subencargados para la prestación del Servicio:
- Railway: Alojamiento de la base de datos, la API y el almacenamiento de archivos adjuntos.
- Vercel: Alojamiento del código fuente de las aplicaciones web. Los datos de PACIENTES viajan directamente entre el navegador del usuario y Railway, sin pasar por los servidores de Vercel.
- Resend: Envío de correos electrónicos transaccionales (credenciales de acceso y avisos operativos). No accede a datos de PACIENTES.
7.2. Se hace constar expresamente que el envío de mensajes a través de WhatsApp, ya sea para recordatorios de turno o para el envío de presupuestos, no constituye un tratamiento efectuado por un subencargado en nombre de ODONTORED. En todos los casos, es el propio Responsable quien, desde su dispositivo personal, inicia manualmente la comunicación con un mensaje prellenado por LA PLATAFORMA. ODONTORED no envía ni procesa dichos mensajes de forma automatizada, ni transfiere datos a WhatsApp en nombre del Responsable.
7.3. ODONTORED se compromete a imponer a sus subencargados obligaciones de protección de datos equivalentes a las establecidas en el presente contrato. Ante cualquier incorporación o sustitución de subencargados, ODONTORED lo informará al Responsable a través de los canales de comunicación habituales de la plataforma, con anterioridad razonable a su implementación.
8. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
Los datos personales son almacenados en servidores en el extranjero, a través del proveedor de alojamiento Railway. ODONTORED adopta las medidas previstas en el Art. 12 de la Ley N° 25.326 para garantizar un nivel de protección adecuado en dicha transferencia internacional. El Responsable presta su consentimiento expreso a dicha transferencia internacional en los términos indicados, mediante la aceptación del presente contrato.
9. ASISTENCIA AL RESPONSABLE
ODONTORED asistirá razonablemente al Responsable para que este pueda dar cumplimiento a:
- Los pedidos de acceso, rectificación, actualización o supresión de datos personales que reciba de sus PACIENTES en ejercicio de los derechos reconocidos por la Ley N° 25.326.
- Sus obligaciones en materia de seguridad y, en su caso, de notificación de incidentes a la autoridad de control o a los titulares afectados.
- EL PROFESIONAL que desee solicitar la eliminación de datos de PACIENTES no sujetos a obligación legal de conservación podrá hacerlo en cualquier momento contactando a ODONTORED a través de soporte@odontored.com.ar. ODONTORED procederá a ejecutarla dentro de un plazo razonable.
10. NOTIFICACIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
Ante la detección de cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales de PACIENTES de un Responsable, ODONTORED notificará al Responsable sin demora indebida y, en todo caso, dentro de un plazo no mayor a setenta y dos (72) horas desde su detección. La notificación incluirá, como mínimo: la naturaleza del incidente, las categorías y el volumen aproximado de datos afectados, las medidas adoptadas o previstas para mitigar sus posibles efectos adversos, y los datos de contacto del referente ODONTORED para el seguimiento del incidente.
11. CONSERVACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE DATOS AL FINALIZAR
La Ley N° 26.529 (Derechos del Paciente) obliga al profesional de la salud a conservar la historia clínica por un plazo mínimo de diez (10) años desde la última atención registrada. Dicha obligación recae exclusivamente sobre EL PROFESIONAL en su carácter de profesional de la salud; ODONTORED no asume ni sustituye dicha responsabilidad en ningún caso.
Al producirse la baja de LA CUENTA, los datos de EL PROFESIONAL quedarán disponibles para su exportación por un plazo de treinta (30) días corridos contados desde la fecha de baja. Vencido dicho plazo sin que EL PROFESIONAL haya realizado la exportación, los datos serán eliminados de forma permanente de los sistemas de ODONTORED, sin posibilidad de recuperación, y EL PROFESIONAL perderá el acceso definitivo a LA PLATAFORMA y a todas sus funcionalidades.
ODONTORED no asume, en ningún caso, la obligación de conservación de la historia clínica que la Ley N° 26.529 impone al Responsable como profesional de la salud.
12. AUDITORÍA Y VERIFICACIÓN
El Responsable podrá solicitar al Encargado información razonable a efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente contrato. ODONTORED no ofrece auditorías in situ sobre su infraestructura, en tanto esta es compartida entre distintos PROFESIONALES y su acceso comprometería la confidencialidad de datos de terceros. En su reemplazo, ODONTORED pondrá a disposición del Responsable documentación razonable sobre las medidas de seguridad implementadas, según lo previsto en la cláusula 6.
13. RESPONSABILIDAD
Cada parte responderá por los daños y perjuicios causados por su propio incumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente contrato. ODONTORED responderá, además, en los supuestos en que actúe por fuera de las instrucciones documentadas del Responsable, o incumpla las obligaciones que la normativa de protección de datos personales le impone directamente en su carácter de encargado del tratamiento. Ninguna disposición del presente contrato limita ni excluye la responsabilidad de cualquiera de las partes derivada de dolo, culpa grave, o incumplimiento de la normativa de protección de datos personales, con especial atención a los datos de salud.
14. MODIFICACIONES AL PRESENTE CONTRATO
ODONTORED se reserva el derecho de modificar el presente contrato en cualquier momento, notificando al Responsable mediante aviso publicado dentro de LA PLATAFORMA. La continuidad en el uso de LA PLATAFORMA con posterioridad a dicha notificación implicará la aceptación de los términos actualizados.
15. VIGENCIA
El presente contrato entrará en vigencia en el momento en que EL PROFESIONAL acepte LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO DE ODONTORED, y se mantendrá vigente mientras exista una CUENTA activa del Responsable en LA PLATAFORMA, sin perjuicio de las obligaciones de conservación previstas en la cláusula 11, que subsistirán con posterioridad a la finalización de la relación contractual.
16. LEY APLICABLE
El presente contrato se rige e interpreta de conformidad con la Ley N° 25.326 de Protección de los Datos Personales de la República Argentina y su normativa reglamentaria, así como por las disposiciones de la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP) que resulten aplicables. Para toda cuestión no prevista en el presente contrato, se aplicarán supletoriamente LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO DE ODONTORED.